W tak dynamicznym środowisku, jakim jest dziedzina opieki zdrowotnej, gdzie nieustannie zachodzą różne zmiany, integracja rozwiązań SaaS jest niezwykle istotna, ponieważ w efekcie można usprawnić opiekę nad pacjentem, zoptymalizować wszystkie procesy administracyjne i podnieść poziom ogólnej wydajności. Jednak te wyjątkowe korzyści można uzyskać tylko wtedy, gdy zastosuje się skuteczne zarządzanie zmianami.

Jakie znaczenie ma zarządzanie zmianami w służbie zdrowia?

Opieka zdrowotna stale stoi przed wieloma wyjątkowymi wyzwaniami związanymi z wdrażaniem nowych zmian. Zdarzają się przypadki, gdy proste wdrażanie najnowszych technologii i oczekiwanie na stopniowe dostosowywanie się do nich okazuje się nieskuteczne i postrzegane jest jako wymuszanie zmian wśród pracowników. Jeśli jednak zaistnieje pilna potrzeba zmiany schematów pracy i zachowań lekarzy, to trzeba pomóc im dobrze zrozumieć przyczyny tych zmian i to, w jaki sposób zapoczątkowane procesy mogą przynieść znaczącą poprawę, czy to poprzez zwiększenie poziomu efektywności i komunikacji lub kosztem bezpieczniejszej pracy.

Zarządzanie zmianą podczas wdrażania rozwiązań SaaS w sektorze opieki zdrowotnej nie może opierać się wyłącznie na podejściach sytuacyjnych. Aby zorganizować efektywne przejście poszczególnych przedstawicieli personelu, zespołów i organizacji ze stanu obecnego do pożądanej przyszłości, potrzebna jest systematyczna struktura. Dzięki tak ustrukturyzowanemu podejściu możliwe będzie zminimalizowanie oporu lekarzy, zagwarantowanie maksymalnego wprowadzenia innowacji i najlepszych wyników. Choć istnieje szereg udokumentowanych metod zarządzania zmianami (takich jak PROSCI, Model Influencera czy ośmioetapowy proces Kottera), podstawowe zasady pozostają takie same.

Dlaczego zarządzanie zmianami jest tak ważne dla pomyślnego wdrożenia SaaS?

W miarę omawiania SaaS i innych powiązanych innowacji zakłócenie istniejących procesów stwarza duże prawdopodobieństwo ryzyka. Liderzy organizacji i zespoły IT muszą znaleźć sposób na przetrwanie tego wymuszonego okresu przejściowego i wsparcie swoich użytkowników końcowych poprzez wdrożenie skutecznej strategii zmian organizacyjnych. Pomoże użytkownikom końcowym przejść od przestarzałych wersji programów i procesów do bardziej nowoczesnego oprogramowania chmurowego. Ponadto główny nacisk należy położyć na zapewnianie podpowiedzi kontekstowych, wzmacnianie procesu uczenia się i mechanizmów wsparcia dla użytkownika końcowego.

Fakt, że rozwiązania SaaS są niezwykle elastyczne, można uznać zarówno za silną zaletę, jak i potencjalny problem. Dlaczego? Pomimo tego, że możliwości konfiguracji takiego oprogramowania jest wiele, przy braku strategicznych podejść do zarządzania zmianami, opcje te mogą powodować niezgodność z celami biznesowymi, co z kolei będzie skutkować nieudanymi inwestycjami w najnowsze technologie, niskim poziomem zwrotu z inwestycji w rozwiązania SaaS i niewystarczające wdrożenie przez końcowych użytkowników usług.

Problemy z bezpieczeństwem danych mogą pojawić się również w przypadku przejścia na środowisko SaaS, a ryzyko w tym przypadku nie jest jedynie potencjalne. Mogą mieć wpływ na zaufanie konsumentów do Twojej firmy i zgodność z wymogami regulacyjnymi. Zarządzanie zmianami wpaja jednak kulturę świadomości bezpieczeństwa, zapewniając, że każdy interesariusz jest w pełni świadomy konsekwencji potencjalnego wycieku informacji i ma wszystko, czego potrzebuje, aby skutecznie chronić wrażliwe dane.

Na ostatnim etapie procesu zarządzania zmianami we wdrażaniu rozwiązań SaaS, pełny potencjał nowych inwestycji cyfrowych ujawnia się poprzez zapewnienie odpowiednich możliwości użytkownikowi końcowemu. Wprowadzając nowe rozwiązanie SaaS dla przedsiębiorstw, upewnij się, że jego najważniejsze funkcje i kontekstowe przepływy pracy w jak największym stopniu poprawiają wyniki biznesowe.

Najważniejsze strategie, o których warto pamiętać

Jeśli chcesz z sukcesem wdrożyć lub skalować rozwiązanie SaaS w placówce opieki zdrowotnej, musisz rozważyć kilka ważnych strategii:

Czysta wizja. Po pierwsze należy jasno określić w jakim celu i do jakich zadań będą wdrażane rozwiązania SaaS. Poinformuj wszystkich zainteresowanych. Wyjaśnij, w jaki sposób jest to zgodne ze strategicznymi celami Twojej organizacji i w jaki sposób pomoże zapewnić lepszą opiekę nad pacjentem.

Gotowość do wprowadzania zmian. Ważne jest także wcześniejsze sprawdzenie gotowości organizacji na przyszłe zmiany. Uzyskaj opinie wszystkich interesariuszy, na których wdrożenie SaaS będzie miało wpływ, w tym lekarzy, administratorów, personelu IT i pacjentów.

Plan komunikacji. Jeśli komunikacja pomiędzy wszystkimi stronami będzie jak najbardziej efektywna, będzie to miało pozytywny wpływ na podnoszenie świadomości, zapewnienie wsparcia i skuteczne zarządzanie oczekiwaniami. Korzystaj z jak największej liczby kanałów komunikacji, aby rozpowszechniać informacje i dostarczać świeże aktualizacje w trakcie procesu zmian.

Szkolenie. Skuteczne wdrożenie rozwiązań SaaS często wymaga od pracowników zdobycia nowych umiejętności i kompetencji. Potrzebujesz zatem solidnego programu szkolenia personelu, który wyposaży pracowników służby zdrowia w całą kluczową wiedzę i niezbędne umiejętności potrzebne do korzystania z produktu.

Stymulowanie współpracy. Staraj się zwiększać współpracę pomiędzy różnymi działami zespołu i wszystkimi stronami zainteresowanymi wdrażanymi zmianami. Możesz stworzyć dla swoich pracowników specjalne fora, na których będą mogli dzielić się swoimi doświadczeniami i wszelkimi informacjami związanymi z wdrażaniem nowych rozwiązań technologicznych, a także świętować nowe osiągnięcia w celu zwiększenia motywacji.

Zarządzanie postępem. Monitoruj każdy etap wdrożenia SaaS i oceń jego wpływ na Twoją organizację. Stale zasięgaj opinii interesariuszy na temat nowych zmian i bądź gotowy na wprowadzanie korekt w trakcie procesu wdrażania. Ponadto konieczne jest wyeliminowanie przeszkód, które pojawią się na drodze do uzyskania pożądanego rezultatu. Staraj się zapewnić płynne wsparcie, aby zapewnić zrównoważone wdrożenie i ciągłe doskonalenie.