Redakcja Sztosowe
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, komandytowe, jawne lub proste spółki akcyjne możesz założyć w dwojaki sposób: tradycyjnie — podpisując u notariusza akt notarialny albo przez Internet — na portalu S24, który prowadzi Ministerstwo Sprawiedliwości. W dzisiejszym wpisie podpowiemy, jak przebiega rejestracja spółki w KRS przez internet, czyli opcja, którą coraz częściej wybierają przedsiębiorcy, którym zależy na wygodzie, oszczędności czasu, precyzji i ciągłości działania. Poniżej znajdziesz szczegółowy przewodnik, jak założyć spółkę przez internet — od przygotowania dokumentów aż po rozpoczęcie działalności.
Spis treści:
- Dlaczego rejestracja spółki przez internet to dobre rozwiązanie?
- Jak przebiega rejestracja spółki w portalu S24 krok po kroku?
- Co należy zrobić, kiedy spółka zostanie wpisana do KRS?
Dlaczego rejestracja spółki przez internet to dobre rozwiązanie?
Rejestracja spółki przez portal S24 jest możliwa od 1 lipca 2021 roku. Dzięki temu, że wnioski można składać online, rozwiązanie to całkowicie wykluczyło składnie wniosku papierowego. Taka forma zakładania spółki niesie ze sobą wiele korzyści. Do najczęściej wymienianych należą:
- oszczędność czasu – gotowa spółka może powstać nawet w 1 – 3 dni robocze;
- niższe koszty — opłata sądowa 250 zł + 50 zł za ogłoszenie; łącznie ok. 300 zł, a niekiedy do 350 zł;
- bezpieczeństwo prawne — dokumenty podpisuje się Profilem Zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym, co nadaje im pełną moc prawną.
Jak przebiega rejestracja spółki w portalu S24 krok po kroku?
Aby prawidłowo zarejestrować spółkę online poprzez portal S24, postępuj zgodnie z poniższymi krokami.
Przygotuj się odpowiednio do rejestracji
Zanim zaczniesz rejestrację spółki, przygotuj dane wspólników (PESEL, NIP, adres), nazwę spółki, jej siedzibę, kody PKD (muszą być zgodne z klasyfikacją PKD 2025), skład zarządu, formę reprezentacji, wysokość kapitału zakładowego, a także adres do doręczeń elektronicznych.
Załóż konto w systemie S24 i zaloguj się na nie
Z portalu S24 możesz korzystać tylko po założeniu konta, na które będziesz logować się za pomocą każdorazowego podania loginu i hasła. Ważne jest to, że wszystkie informacje, które będą dotyczyć procesu rejestracji spółki, otrzymasz na wcześniej utworzone w systemie konto. Mowa tutaj m.in. o nadaniu przez sąd sygnatury Twojej sprawy, czy o innych zdarzeniach, które dotyczą rejestracji spółki. Co więcej, na podany podczas zakładania konta e-mail będziesz otrzymywał powiadomienia o tym, że na portalu czeka na Ciebie nowa korespondencja.
Istotne jest również to, że konto na portalu S24 musi założyć każda osoba, która będzie podpisywała wniosek o rejestrację, także wspólnicy albo osoby, które w ich imieniu będą podpisywać umowę spółki.
Wypełnij dane formularza rejestracyjnego
Po autoryzacji konta w systemie S24 możesz przystąpić do rejestracji spółki. W zakładce „Moje przedsiębiorstwa” wybierz opcję: „Dodaj przedsiębiorstwo”, a następnie uzupełnij wymagane dane:
- formę prawną przedsiębiorstwa;
- nazwę spółki;
- siedzibę spółki.
W następnym kroku musisz wypełnić wzorcową umowę wybranej przez siebie spółki. Wzorzec umowy, który znajdziesz na portalu S24 złożony jest z kilkunastu paragrafów, w których znajdziesz postanowienia dotyczące m.in.:
- wspólników oraz roli, jaką będą pełnić w spółce;
- przedmiotu działalności spółki;
- wysokości wkładu;
- reprezentacji spółki;
- czasu trwania spółki;
- podziału zysków lub strat;
- trybu zmiany umowy spółki;
- tego, w jaki sposób będzie zbywany ogół praw i obowiązków wspólnika.
Kiedy uzupełnisz wzór umowy, wszyscy wspólnicy muszą ją podpisać. Pamiętaj, że oprócz umowy podczas rejestracji spółki musisz dodać określone załączniki. Ich wzorów nie znajdziesz w systemie S24, co oznacza, że należy je sporządzić samodzielnie, a następnie umieścić w systemie. Dokumenty, o których mowa wyżej to:
- oświadczenie, w którym podasz informacje, czy spółka jest cudzoziemcem w myśl ustawy z dnia 24 marca 1920 r., która mówi o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców;
- oświadczenie, w którym osoba powołana do reprezentacji spółki wyraża zgodę (oświadczenia nie trzeba składać, jeśli dotyczy ono osoby podpisującej wniosek o wpis spółki do rejestru lub udzieliła pełnomocnictwa do jego złożenia) praz oświadczenie o jej adresie do doręczeń;
- lista, w której znajdują się dane oraz adresy do doręczeń osób, które są uprawnione do reprezentacji spółki.
Każdy z tych dokumentów najlepiej sporządzić w formacie PDF, a następnie umieścić w systemie S24 i podpisać. Zanim jednak zostaną podpisane, warto jeszcze raz je wyświetlić i sprawdzić, czy są poprawne.
Podpisz dokumenty
Dokumenty możesz podpisać na trzy sposoby. Wykorzystując: profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany. Każda z wymienionych form ma pełną moc prawną i jest równoważna z tradycyjnym podpisem.
Wnieś opłatę rejestracyjną
Po podpisaniu wszystkich dokumentów system automatycznie przeniesie Cię do płatności. Opłać wniosek online za pomocą karty lub szybkiego przelewu.
Wysokość opłat wynosi:
- 250 zł — opłata sądowa dotycząca wpisu do KRS. W systemie automatycznie pojawi się numer rachunku bankowego sądu rejestrowego, który będzie właściwy dla siedziby Twojej spółki, na który musisz uiścić opłatę;
- 100 zł — opłata, którą musisz ponieść za ogłoszenie pierwszego wpisu w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”. Wnosisz ją na rachunek bieżący dochodów sądu rejonowego, który przyjmuje od Ciebie wniosek o dokonanie wpisu;
- opłata manipulacyjna, którą nalicza operator płatności.
Złóż wniosek o wpis do KRS i nadanie numerów
Ostatnim z kroków, jakie musisz przejść, chcąc zarejestrować spółkę przez Internet w KRS, jest złożenie wniosku. Załącznikiem do niego musi być wcześniej stworzona i podpisana umowa spółki, a także przygotowane załączniki.
Złożenie wniosku to nic innego, jak wypełnienie formularza, który znajduje się w systemie. Większość potrzebnych danych zostanie automatycznie pobrana z załączonej umowy.
Złożony i opłacony wniosek trafi do wybranego przez Ciebie sądu rejestrowego, który będzie właściwy dla siedziby spółki. Ma on obowiązek rozpatrzyć go w terminie jednego dnia od daty wpływu.
Co należy zrobić, kiedy spółka zostanie wpisana do KRS?
Kiedy Twoja spółka zostanie wpisana do KRS, musisz pamiętać o kolejnych krokach:
- opłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) – deklarację PCC-3 podpisaną przez zarząd spółki musisz złożyć do naczelnika urzędu skarbowego, który będzie właściwym ze względu na siedzibę spółki. Oblicz także samodzielnie wysokość podatku i wpłać go w terminie 14 dni od zawarcia spółki. Podstawą do obliczenia jest wartość kapitału zakładowego, który należy pomniejszyć o koszt wpisu do KRS i ogłoszenia w „Monitorze Gospodarczym”. Stawka podatku od umowy spółki to 0,5%.
- numer REGON i NIP — ich nadanie odbywa się automatycznie na podstawie zgłoszeń, jakie złożono podczas rejestracji spółki w KRS i trwa zazwyczaj do kilku dni. O ich nadaniu zostaniesz powiadomiony w systemie S24.
- zgłoszenie NIP-8 — zgłoszenie musisz złożyć w terminie 21 dni. Jeżeli Twoja spółka ma zamiar odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, wówczas masz jedynie 7 dni (liczy się je od dnia, w którym powstał stosunek prawny, który uzasadnia objęcie ubezpieczeniem społecznym, czyli np. od dnia, w którym nawiązano stosunek pracy).
- rejestracja VAT — wniosek o rejestrację jako podatnika VAT musisz złożyć przed dniem, w którym wykonasz pierwszą czynność, jaka będzie podlegała opodatkowaniu VAT. Musi to nastąpić, zanim Twoja spółka zacznie świadczyć usługi lub dostarczać towary.
- oświadczenie zarządu o pokryciu kapitału zakładowego — zarząd spółki z o.o. musi złożyć oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego do sądu rejestrowego. Ma na to 7 dni od daty wpisu spółki do rejestru, jeśli nie zostało ono dołączone do zgłoszenia spółki. W oświadczeniu muszą znajdować się informacje o wkłady pieniężne potrzebne do pokrycia kapitału zakładowego, są w całości wniesione przez wszystkich wspólników. Dokument podpisują wszyscy członkowie zarządu. Za jego złożenie należy uiścić opłatę sądową w wysokości 40 zł. Zakładając spółkę w portalu S24, możesz takie oświadczenie wygenerować albo złożyć je poprzez Portal Rejestrów Sądowych.
- Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (w skrócie CRBR) — każdy przedsiębiorca, który działa w formie spółki partnerskiej, komandytowej, jawnej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej a także spółki akcyjnej (wyjątkiem są publiczne spółki akcyjne), zobowiązane są do zgłoszenia informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych spółki do wspomnianego Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Co do zasady na to działanie mają 14 dni od daty rejestracji podmiotu.
Rejestracja spółki przez internet – podsumowanie
Podsumowując – rejestracja spółki przez internet w systemie S24 to szybki, nowoczesny i w pełni bezpieczny sposób na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Cały proces – od przygotowania danych, przez podpisanie umowy i wniesienie opłat, aż po wpis do KRS i nadanie numerów identyfikacyjnych – można zrealizować bez wychodzenia z domu. Warto jednak pamiętać, że po rejestracji spółki pozostają jeszcze dodatkowe obowiązki, takie jak zgłoszenia do urzędu skarbowego, ZUS czy CRBR, a także uregulowanie podatku PCC. Dla wielu przedsiębiorców to spora oszczędność czasu i kosztów, ale też wyzwanie organizacyjne, dlatego wsparcie doświadczonych ekspertów, np. z BIUROSPÓŁKI.PL, może znacząco ułatwić przejście przez wszystkie formalności i zapewnić, że spółka od pierwszego dnia działa zgodnie z przepisami.
FAQ – dowiedz się więcej
1. Ile trwa rejestracja spółki przez internet w systemie S24?
Proces rejestracji spółki online w systemie S24 trwa zazwyczaj od 1 do 3 dni roboczych od momentu złożenia kompletnego wniosku do sądu rejestrowego. W praktyce wiele zależy od obciążenia sądu, jednak to rozwiązanie jest zdecydowanie szybsze niż tradycyjna rejestracja u notariusza, która może trwać nawet kilka tygodni.
2. Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji spółki przez internet?
Do rejestracji spółki online potrzebujesz przede wszystkim:
- danych wspólników (PESEL, adresy, NIP),
- nazwy i siedziby spółki,
- kodów PKD odpowiadających działalności,
- składu zarządu i zasad reprezentacji,
- wysokości kapitału zakładowego.
Dodatkowo wymagane są oświadczenia wspólników i członków zarządu oraz lista osób reprezentujących spółkę. Wszystkie dokumenty składa się w systemie S24 w formie elektronicznej.
3. Czy rejestracja spółki przez internet wymaga wizyty u notariusza?
W przypadku zakładania spółki w systemie S24 nie trzeba korzystać z usług notariusza – wystarczy wzorzec umowy dostępny online oraz podpis elektroniczny (Profil Zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany). Notariusz jest konieczny tylko wtedy, gdy chcesz wprowadzić do umowy niestandardowe zapisy, których nie obejmuje wzorzec w systemie.
